Saiba como vincular os pais à sua escola

O que é um atendimento de qualidade?

Pois bem, são vários os aspectos que devemos avaliar nos nossos atendimentos e relacionamento com os clientes, dentre eles: O acolhimento, cordialidade, respeito, empatia, atenção, dentre tantos outros aspectos, mas vou destacar aqui esses que são os mais impactantes no seu compromisso com a qualidade.

Acolhimento

Bom, o acolhimento deve ocorrer no primeiro contato que você tem com o seu cliente, seja através de uma ligação a uma vista presencial na sua escola.

Normalmente são muitos colaboradores envolvidos nesse primeiro contato, desde a secretária que atende ao telefone, passando pelo porteiro que os atende pessoalmente e a recepcionista que muitas das vezes é a responsável pela apresentação da primeira visitação.

Pensando nisso, devemos destacar aqui que esse grupo de colaboradores deve receber uma atenção especial no que se diz respeito ao perfil de acolhimento que você deseja na sua escola.

Eu por exemplo não abro mão ao sorriso estampado no rosto, a atenção dirigida ao cliente, e toda cordialidade possível deve ser transmitida a ele. É importante que ele se sinta único e especial desde seu primeiro contato com a sua instituição, portanto, invista em treinamentos específicos sobre o que você espera desses colaboradores no momento do acolhimento, além de conversas constantes sobre o assunto.

Cordialidade

Nunca é demais reforçar com a equipe de atendimento o tamanho da sua importância dentro da rotina escolar, são eles que normalmente estão em contato diário com os pais e responsáveis.

Devemos sempre transmitir uma comunicação cordial com nossos clientes, ainda que em alguns momentos eles venham trazer críticas, questionamentos e sugestões que as vezes são descabidas, ainda sim é muito importante que ele seja acolhido, direcionado a uma conversa calma e respeitosa para que sejam encontradas soluções satisfatórias para ambos os lados.

Respeito e empatia

Respeitar a opinião do outro nem sempre é fácil, não é?

Mas quando estamos nos referindo ao relacionamento com o nosso cliente, este deve ser um aspecto especialmente cuidado.

Nossos clientes quando nos procuram, vem depositar em nós a confiança de cuidar, conduzir e orientar seus filhos, ou seja, seu bem maior na vida, então é muito natural que sejamos fortemente cobrados.

Portanto, respeitar a postura e colocações do seu cliente, olhar para ele respeitando suas individualidades e levando a todo custo um atendimento cada vez mais personalizado, certamente lhe trará muitos resultados positivos.

A confiança entre a escola e os pais/responsáveis é a base de todo trabalho e é através de um atendimento individualizado e respeitoso que aos poucos conquistamos sua confiança.

Oriente sua equipe e trate seus clientes com você gostaria de ser tratado, nunca rotule uma família pelo seu nível de participação as ações da escola ou quantidade de questionamentos trazidas a você, receba esses apontamentos com uma grande oportunidade de crescimento da sua escola.

Normalmente as críticas construtivas trazidas pelos nossos clientes, nos ajudam a acelerar os resultados positivos, pois nos traz uma percepção de quem está fora da operação.

Atenção

Este aspecto por si só já fala muito não é mesmo? Quem aqui nunca se sentiu incomodado com algum amigo que na hora dele falar na conversa, você fica super atento a cada detalhe, mas na sua hora de falar, contar suas novidades ou desabafar suas angústias, ele simplesmente pega no celular para trocar mensagens no aplicativo, ou abre uma rede social ou até mesmo fala paralelamente com outra pessoa que esteja passando por ali. É horrí

vel, não é?

Se você já passou por essa experiência sabe bem do que estou me referindo, é uma sensação de descaso, desrespeito e falta de educação até, mas infelizmente muitas pessoas insistem em se comportar desta forma e isso acaba sendo "comum" para elas em todas as formas de se comunicar, incluindo os momentos de comunicação com o cliente.

Então fique bem atento, caso você tenha um colaborador com este perfil, o oriente com clareza, ofereça capacitações e principalmente avalie constantemente se ele está apto a manter-se nesta função de atendimento direto ao cliente.

Sabemos que a relação família x escola se baseia muito na confiança entre as partes, assim como a família precisa confiar e acreditar na escola, a escola necessita do mesmo movimento para que juntos possamos construir um ambiente seguro e confortável para o crescimento escolar do aluno.

E como conquistar essa tão desejada confiança das famílias?

Esse aspecto tem muitas variáveis, de acordo com cada segmentação em que o aluno está envolvido.

É claro que para adquirir a confiança de uma família da Educação Infantil utilizaremos estratégias diferentes das do Ensino Médio, por exemplo.

Então vamos focar aqui no que entendo ser o relacionamento mais sensível nesse processo de aquisição de confiança das famílias, que são as da Educação Infantil e Ensino Fundamental anos iniciais.

Primeiro devemos fazer um exercício constante que é pensar com a cabeça do responsável. Sim! Ele não está de

ntro da sua operação 24 horas por dia, ele não tem acesso livre e permanente a todos os integrantes da sua equipe, ele não sabe a fundo quais as estratégias e planos pedagógicos são discutidos e construídos.

Portanto, o primeiro item que você deve estar muito atento é a COMUNICAÇÃO eficiente e antecipada para esse público. Isso mesmo, você deve oferecer o máximo de informações sobre a rotina do aluno, tanto no aspecto de cuidados como no pedagógico, lembrando que esse aluno não tem uma comunicação formal completa para levar e trazer com clareza as informações necessárias, então a escola deve adotar esse papel diariamente.

Invista numa ferramenta como agenda digital, que lhe trará todo suporte tecnológico para levar de forma rápida, segura e detalhada aos responsáveis, todo o funcionamento e destaques na rotina do aluno.

A comunicação assertiva é sua principal aliada na construção e permanência de uma relação saudável com seus clientes.

Reuniões de responsáveis também nos ajudam bastante a dividir as estratégias adotadas pela escola, então elabore uma bela apresentação contendo toda proposta pedagógica para o ano letivo e compartilhe em detalhes com eles os caminhos que irão trilhas juntos, além é claro das reuniões bimestrais para apresentação de resultados e evolução dos alunos.

Além disso, crie boletins descritivos, nos quais o professor poderá descrever com mais detalhes as informações individuais do aluno.

Veja que além de todas as formas de comunicação mais formais, você ainda precisa estar atento nos meios mais informais, como por exemplo uma ligação em meio a rotina do aluno, para esclarecer alguma dúvida ou detalhe é sempre muito bem-visto pelo responsável, pois ele entenderá que a escola está atenta aos detalhes, além de entender que a escola preza pela eficiência e atenção com o aluno.

E além de todos esses aspectos citados acima, o mais relevante e já visto anteriormente e sobre a cultura organizacional, a importância dessa cultura transbordar aos muros da sua escola.

O responsável sentir seus valores e missões no dia a dia da rotina escolar, desde o momento em que ele colocava os pés na escola até quando retorna para buscar seu bem maior, no qual ele confiou a você e sua instituição.

Pense nisso!

Sua cultura deve transbordar para todos os lados.