Como estruturar uma campanha de rematrículas na sua escola

O processo de rematrículas deve ser visto anualmente de forma estratégica para a instituição de ensino, aqui é o momento de investir ainda mais no relacionamento eficiente com o seu cliente, alinhar a forma e as ferramentas de comunicação existentes na escola, para que possamos oferecer ao responsável agilidade e eficiência em mais esta etapa.

Muitas escolas ainda não compreenderam que reter um aluno é muito mais econômico do que investir dinheiro e energia para captar novos alunos, portanto invista no seu processo de rematrículas, de modo que você consiga trabalhar as etapas que iremos lhe trazer aqui neste artigo, que certamente lhe trarão melhores resultados.

E ainda, aposte na pesquisa de satisfação para encurtar seu tempo de desenvolvimento de novas propostas e revisão das já existentes.

Quando ouvimos respeitosamente os nossos clientes aceleramos o tempo de construção de novas propostas e certamente somos assertivos nas estratégias adotadas, afinal de contas estruturamos uma escola para oferecer e atender aos alunos e seus responsáveis e não somente aos nossos desejos.

Porém muito cuidado no momento de estruturar este tipo de pesquisa, pois temos que ser objetivos e atentos para não deixarmos de lado as críticas construtivas que certamente surgirão (ao final deste artigo vamos lhe oferecer um modelo assertivo de pesquisa de satisfação).

Primeiramente devemos trabalhar com organização de prazos e em todo processo de rematrículas.

Entender que este momento é estratégico para se manter “vivo” e em destaque mediante ao mercado educacional, portanto, utilize como parâmetro ideal o mês de setembro para estruturar e enviar todo seu processo de renovação de matrículas.

Passo 1 – Antes mesmo de comunicar aos responsáveis devemos estudar atentamente as estratégias financeiras da escola. É necessário estabelecer ainda no mês de setembro qual será o percentual de reajuste praticado e ainda quais serão as justificativas para tal prática. 

Vale ressaltar que existem alguns itens legalmente indicados para o estabelecimento deste percentual, são eles: Índice de inflação, reajustes salariais e aquisição de novos projetos ou propostas pedagógicas.

Portanto, nesta etapa você precisará estruturar todas as novas atividades pedagógicas, projetos e espaços que serão propostos para o ano letivo seguinte.

Não economize na criatividade e jamais fique preso somente nas tendências do mercado; mergulhe em pesquisas, aposte em encontros de criação com toda sua equipe.

Passo 2 – Uma vez que, já sabemos os valores da tabela para o ano letivo seguinte e ainda todos os diferenciais e inovações que a escola irá oferecer, então é hora de comunicar aos responsáveis.

Agora chegou o momento de estruturar uma excelente “carta de intenções” para os seus responsáveis, nela devem obter todas as informações inovadoras e financeiras que serão oferecidas para o ano letivo seguinte, destacando ainda os pontos positivos trabalhados e obtidos no ano letivo vigente, deixando claro que o objetivo da sua instituição é reafirmar o compromisso com a qualidade pedagógica e do atendimento oferecidos.

Neste documento de intenções é importante destacar todos os prazos que serão indispensáveis para conclusão da rematrícula do aluno na carga horária e turnos desejados, despertando ainda no seu cliente diversos gatilhos de urgência e escassez, lembrando que devemos oferecer aos responsáveis até 45 dias para que ele se posicione a favor ou contra sua renovação, antes deste prazo você deverá assegurar sua vaga sem qualquer prejuízo.

Além dos prazos devemos expor detalhadamente as condições de pagamento, caso seu contrato seja anual, devemos cobrar como garantia de vaga a primeira cota da sua anuidade, lembrando que o plano de pagamento desta anuidade ficará a critério da instituição de ensino. Vou detalhar um exemplo abaixo:

Valor da anuidade R$20.000,00

Primeira cota: R$500,00 (utilize a prática de descontos progressivo de acordo com a data do pagamento ou ainda ofereça condições de parcelamento da cota).

Demais mensalidades de janeiro a dezembro: R$1.250,00

Que somados chegarão ao valor da sua anuidade, sem que haja nenhum acréscimo a mesma.

Envie sua carta de intenções através da agenda digital, pois desta forma você terá a possibilidade de confirmar o recebimento de todos e ainda acompanhar simultaneamente o retorno das respostas positivas de cada responsável, tendo a oportunidade de fazer contatos diretos com aqueles que por algum motivo não retornarem positivamente com sua intenção em renovar.

Nestes casos vale a pena investir nos contatos individuais e personalizados na tentativa de reverter o cenário. 

Por que é tão importante seguir à risca todas as etapas e prazos? Porque após o período dito como rematrícula passar, o gestor deverá unir todas as estratégias para estruturar e trabalhar sua campanha de matrículas já com o resultado das vagas remanescentes por turma e turno, sem que tenha que perder tempo ou até mesmo perder a oportunidade de disputar os novos alunos junto ao mercado educacional.

O processo de rematrícula é fundamental ainda para que o gestor consiga ter clareza na previsão do mapa de turmas, se terá necessidade de movimentar a equipe pedagógico ou ainda abrir novos processos seletivos para cobrir a demanda.

Portanto, não perca tempo e não desista de profissionalizar o processo de renovação de matrículas da sua instituição. Certamente sua terá melhores resultados e solidez para caminhar no ao letivo seguinte.

MODELO PESQUISA DE SATISFAÇÃO!

Amigo responsável, sua opinião é muito importante para nós! Portanto, solicitamos que participe da nossa pesquisa de satisfação, preenchendo o formulário abaixo e nos ajudando a melhorar ainda mais nossas atividades propostas.

Na sua visão qual o diferencial da Escola?

( ) Preço ( ) estrutura física ( ) atividades pedagógicas ( ) equipe

Nível de satisfação com o relacionamento com a escola?

( ) Muito satisfeito ( ) Satisfeito ( ) Neutro ( ) Insatisfeito ( ) Muito Insatisfeito

Você se sente acolhido (a) pela equipe do Escola?

(descreva)

Você está satisfeito (a) com o desenvolvimento pedagógico do seu filho(a)?

( ) Muito satisfeito ( ) Satisfeito ( ) Neutro ( ) Insatisfeito ( ) Muito Insatisfeito

O que você acha sobre a qualidade do material pedagógico da Escola?

(descreva)

Você está satisfeito (a) com a organização e limpeza das nossas instalações?

( ) Muito satisfeito ( ) Satisfeito ( ) Neutro ( ) Insatisfeito ( ) Muito Insatisfeito

Atividades no contraturno? O que você gostaria que tivesse no contraturno do seu filho?

( ) futebol ( ) judô ( ) Balé ( ) capoeira ( ) outros

Necessidade de apoio pedagógico no contraturno?

(descreva)

O que a Escola oferece que é inegociável para você e sua família?

(descreva)

Deixe aqui seu recadinho para qualquer integrante da nossa equipe. Elogios, dicas e sugestões. Queremos muito te ouvir!

(descreva)

Chegamos ao fim de mais um blog, esperamos que a essa leitura possa ter sido útil para te ajudar nesse momento de planejamento, que é muito importante!

Até a próxima semana!